Privacy Verklaring
Dit is de privacyverklaring van Constructive Solutions – Mediation & Consulting (CS), gevestigd aan de Willem de Zwijgerlaan 13, 3708 BK te ZEIST (hierna te noemen: CS). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van cliënten, potentiële cliënten en andere personen die de website van CS bezoeken of via een ander manier contact met CS hebben.
In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe CS omgaat met persoonsgegevens. U kunt contact met ons opnemen via telefoon: + 31 (0) 6 39338708 of e-mail: elsbeth@constructivesolutions.nl, als u na het lezen van deze privacyverklaring:
- Vragen heeft over de wijze waarop CS omgaat met persoonsgegevens;
- Gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens;
- Een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens.
Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
CS is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.
De diensten van CS bestaan uit Mediation, Consulting en Vertrouwenspersoon. Deze Privacyverklaring is van toepassing op al deze diensten.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Dossier
Indien u een opdracht aan CS verstrekt, verwerkt CS persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan CS verstrekt. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp en inhoud van het dossier kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.
Facturering
Indien u een opdracht aan CS verstrekt, verwerkt CS ook gegevens, die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die CS verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.
Contact
Indien u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon verwerkt CS alleen de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en de reden waarom u contact met CS zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).
Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Dossier
CS gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een opdracht om het dossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het traject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vraagt CS u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de overeenkomst van opdracht te tekenen. Als u deze toestemming niet geeft, kunt u helaas geen gebruik maken van de diensten van CS, omdat CS de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.
U heeft te allen tijde het recht om uw toestemming weer in te trekken. CS mag dan geen gegevens meer van u verwerken. CS kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten en zal het dossier dan onmiddellijk moeten sluiten.
Facturering
De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruikt CS om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit uit te voeren.
Contact
De contactgegevens die u aan CS verstrekt gebruikt CS om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. CS verwerkt deze persoonsgegevens, omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Mediationdossier: CS bewaart het mediationdossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende twintig jaar nadat het dossier gesloten is, in verband met de maximale verjaringstermijn. Deze termijn heeft een wettelijke grondslag: een mediator kan op grond van artikel 3:310 BW aansprakelijk worden gesteld. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer dan twintig jaar, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien de mediator van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.
Dossier Vertrouwenspersoon: CS bewaart uw gegevens tot 18 maanden na afronding van de ondersteuning. De reden voor deze bewaartermijn heeft te maken met uw mogelijkheid om een klacht in te dienen over de wijze waarop u zich door ons ondersteund voelt. Als wij de klacht niet in onderling overleg tot een oplossing kunnen brengen heeft u de mogelijkheid de klacht in te dienen bij de Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen. Zij behandelen klachten die binnen een jaar na de beëindiging van de ondersteuning worden ingediend. In een dergelijke situatie moeten wij ons op basis van de tussen ons uitgewisselde gegevens kunnen verdedigen.
Overig: CS bewaart overige dossiers (bijvoorbeeld t.a.v. consulting) tot 18 maanden na afronding van de ondersteuning.
Administratie
CS bewaart de administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
Overige contactgegevens
CS bewaart overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.
Met wie delen wij uw gegevens?
Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die CS verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT-provider.
Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een dossier, een klacht tegen CS indient die betrekking heeft op de behandeling van een dossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM), aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM) en/of aan de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV). Uw gegevens worden door alle instanties vertrouwelijk behandeld.
CS verstrekt uw gegevens verder niet aan derden, tenzij CS op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht wordt bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.
Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT-provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.
Wat zijn uw rechten?
U heeft de volgende rechten:
- Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
- Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
- Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen - het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
- In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
- Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.
Wijzigingen
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die CS verwerkt of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kan CS deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zal CS een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.
Versie 2023
